Comment alléger la charge mentale quand on porte les risques de toute l'entreprise ?

Sortir les risques de sa tête

La charge mentale, dans nos métiers, c'est la liste qui tourne encore dans la tête à 23 heures. Le client à surveiller, le contrôle à refaire, la réponse que le métier n'a toujours pas envoyée, l'échéance du superviseur qui approche.

Le premier geste est presque bête : tout noter au même endroit, plutôt que dans sa tête, sa boîte de réception et trois carnets.

Le deuxième geste change tout : donner à chaque ligne un responsable et une date.

Une ligne sans nom revient toujours, par défaut, à celle qui l'a repérée.

Le troisième geste est le plus courageux : partager ce registre avec sa hiérarchie et les métiers concernés.

Distinguer ce qui est à soi de ce qu'on a repéré

Il faut ensuite apprendre à rendre ce qui n'est pas à nous. Repérer un risque n'oblige pas à le traiter soi-même : la conformité alerte, conseille et contrôle, et le métier qui prend le risque le gère.

Devant chaque sujet, on se pose une seule question : est-ce à moi d'agir, ou à moi de prévenir ? Quand c'est à prévenir, on prévient par écrit, on note la date, et la ligne passe au nom du métier.

On tient même, à côté du registre, une petite liste de « ce n'est plus à moi », à relire quand l'angoisse remonte. Si l'on se surprend à rédiger la procédure d'un autre service un dimanche soir, c'est qu'on a raté une étape.

Fixer des moments sans alertes

Viennent ensuite les petites habitudes qui vident la tête. Le vendredi, quinze minutes suffisent pour tout transférer dans le registre et partir en week-end l'esprit léger.

Chaque soir, un rituel de fin de journée : on note les trois priorités du lendemain, on ferme la messagerie, et on se dit « terminé », à voix haute s'il le faut. Ce qui se règle en moins de deux minutes se fait tout de suite ; le reste va dans le registre, pas dans la tête.

Les alertes des outils partent automatiquement dans un dossier consulté à heure fixe, pour que la boîte de réception ne garde que les humains. Et le téléphone personnel arrête de recevoir les mails professionnels après 19 heures.

On définit à l'avance ce qu'est une vraie urgence, un gel des avoirs ou une demande du superviseur avec délai, et on prévient les équipes.

Les vraies urgences, elles, appellent.

On prépare aussi les absences. Une suppléante habilitée par l'organisation sait où en sont les dossiers chauds, et les congés redeviennent des congés. Les pairs du Cénacle, eux, apportent un regard sur la méthode, sans jamais connaître les dossiers.

Ce qui est écrit et attribué n'a plus besoin d'être porté jour et nuit.

Savoir quand en parler, et à qui

Reste l'essentiel : la charge mentale n'est pas un défaut d'organisation. On se fixe un seuil d'alerte personnel, avec des signaux simples comme le sommeil, l'irritabilité ou les week-ends travaillés.

Quand deux s'allument, on en parle : à sa hiérarchie, registre en main, parce que c'est une question d'effectifs ; à des pairs qui connaissent le métier ; et au service de santé au travail si la fatigue s'installe.

Pour aller plus loin

• Emma, Fallait demander : la bande dessinée qui a popularisé l'expression « charge mentale », à transposer au travail.
• Amy C. Edmondson, The Fearless Organization : pourquoi on porte moins seule dans une équipe où l'on peut tout dire.