Comment vivre sa première inspection du superviseur ?

Une première inspection impressionne toujours un peu. Elle dure plusieurs semaines et se gagne surtout par l'organisation.

Avant l'arrivée de l'équipe

La première chose à faire tient en une ligne : lire la lettre de mission, deux fois. Elle dit le périmètre, et le périmètre dit tout le reste. Si la mission porte sur la LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) de la banque de détail, on ne prépare pas une revue de toute la conformité.

Ensuite, on désigne une interlocutrice unique, avec une suppléante. Les demandes passent par elle, les réponses aussi : c'est la meilleure façon d'éviter que trois services envoient trois versions du même document. On prévient la direction générale et les responsables des métiers concernés, avec le calendrier, pour que personne ne découvre l'équipe d'inspection dans le couloir.

Enfin, on lit la charte de conduite des missions de contrôle sur place publiée par l'ACPR : elle existe, elle est publique, et c'est la première lecture à faire avant le premier jour. Si l'inspection vient d'un autre superviseur, on cherche son équivalent sur son site.

Rassembler sans tout réécrire

La tentation, quand la lettre arrive, c'est de remettre à jour en urgence toutes les procédures. C'est souvent une mauvaise idée. Une procédure datée de la veille de la mission attire l'œil, et ce que l'équipe veut voir, c'est ce qui était appliqué.

On rassemble plutôt l'existant : les procédures en vigueur, la cartographie des risques, les derniers rapports de contrôle permanent et d'audit interne, les comptes rendus des comités, le suivi des constats ouverts. Si un document est ancien, on le dit, et on montre ce qui est en cours. Un chantier documenté vaut mieux qu'un document repeint de frais.

Pendant la mission, tracer tout ce qui est remis

C'est l'astuce qui sert le plus, et la plus simple. Chaque demande reçoit un numéro, chaque pièce remise aussi, avec la date, la personne qui l'a fournie et une copie gardée à part. Un tableau suffit : numéro de la demande, ce qui est demandé, pièce remise, date, commentaire.

À la fin de la mission, il permet de vérifier que rien n'a été oublié, et au moment des constats, il permet de retrouver en deux minutes ce qui a été transmis. On note aussi les entretiens : qui a été reçu, sur quel sujet, ce qui a été promis d'envoyer ensuite.

Les promesses orales sont celles qu'on oublie le plus vite.

Les entretiens, y compris le vôtre

On prépare les personnes qui seront reçues, sans leur écrire de texte, et on se prépare soi-même de la même façon. On répond à la question posée, pas à celle qu'on aurait préférée.

Si on ne sait pas, on le dit, et on revient avec la réponse par écrit : « je vérifie et je vous l'envoie demain » est une très bonne phrase. On ne minimise jamais un incident connu, parce que l'équipe le trouvera et retiendra surtout qu'on ne l'a pas mentionné.

Une erreur assumée et corrigée se lit très différemment d'une erreur cachée. Et si une question vous déstabilise, trois secondes de silence avant de répondre vous donnent simplement l'air posé.

Les constats

Quand les premiers constats arrivent, on les lit à froid, de préférence le lendemain. On distingue ce qui est factuellement inexact, qu'on corrige avec la pièce qui le prouve, de ce qui est juste mais inconfortable, qu'on accepte.

Pour ce qui est juste, on propose un plan d'action : une mesure, une personne responsable, une date. C'est ce plan qui sera suivi, et c'est lui qui montre que le dispositif fonctionne, y compris quand il a des trous.

Après la mission

L'inspection ne s'arrête pas au départ de l'équipe. On inscrit chaque action du plan dans le suivi des constats, on en rend compte au comité concerné, et on garde le tableau des pièces remises avec le rapport.

Le jour où le superviseur revient, et il revient, on montre ce qui a changé depuis.

Pour aller plus loin

• ACPR, Charte de conduite d'une mission de contrôle sur place : publiée par l'ACPR, à lire avant le premier jour.
• AMF, Synthèse des constats des contrôles en matière de LCB-FT (2022-2025) : ce que les contrôleurs relèvent le plus souvent, pour vérifier son propre dispositif avant eux.